Comment choisir un équipement fiable pour la visioconférence en 2022 ?

Ces dernières années, la technologie de visioconférence est devenue incontournable pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. La vidéo, autrefois considérée comme réservée aux grandes entreprises disposant de beaucoup d'argent et de ressources, est désormais un excellent moyen de connecter les équipes et les clients.

Dans le monde du travail hybride d'aujourd'hui, les solutions de visioconférence ne sont pas simplement une "option". Le travail à distance et la collaboration changeante devraient faire grimper le secteur de la vidéoconférence à 24.4 milliards de dollars d'ici 2028. En utilisant la bonne solution vidéo, les entreprises peuvent permettre aux employés de collaborer où qu'ils se trouvent. En donnant un contexte et des indices tout au long d'une conversation, la vidéo peut aider à établir des relations personnelles entre des personnes qui ne peuvent pas interagir face à face. De nombreuses personnes pensent que regarder des vidéos les aide à comprendre ce qui se dit dans une discussion.

Alors que la demande de services de visioconférence ne cesse de croître, il est essentiel de sélectionner l'appareil de visioconférence le plus approprié. Alors comment choisir un équipement fiable pour la visioconférence ?

Étape 1 : Déterminez vos besoins en matière de vidéo

La première étape dans le choix d'un matériel de visioconférence consiste à déterminer votre pile technologique vidéo. Vous aurez besoin d'un logiciel de visioconférence comme Microsoft Teams, RingCentral ou Zoom, ainsi que de webcams, de kits de salle vidéo et de microphones. Tenez compte de vos besoins d'investissement en matériel et en logiciels avant d'acheter un appareil de visioconférence. La boutique Microsoft, par exemple, vend du matériel et des logiciels de visioconférence Microsoft Teams.

Étape 2 : Réfléchissez à vos options de déploiement.

Pensez également à la manière dont les offres vidéo seront achetées. De quel type de solution vidéo avez-vous besoin : vidéoconférence autonome ou solution vidéo intégrée aux services CC ou UC ? Vous souhaitez acheter du matériel informatique ou louer des salles ? Pour les "compléments" de visioconférence spécifiques à l'équipement existant, assurez-vous que la nouvelle technologie complète l'investissement précédent. Tenez compte de l'intégration et des performances de la plateforme de votre fournisseur. Dans d'autres cas, vous pouvez choisir de travailler avec des innovateurs qui proposent des connexions CPaaS et API.

Étape 3 : prioriser la convivialité

Après avoir déterminé le type de équipement de vidéoconférence nécessaire et comment il sera utilisé, tenez compte de la facilité d'utilisation. Les travailleurs attendent aujourd'hui des interactions audiovisuelles simples et efficaces. Ils devraient pouvoir ouvrir leur logiciel de visioconférence d'un simple clic. Votre personnel doit également comprendre que l'installation et l'utilisation de leurs appareils sont simples. Les équipements de salle pour la visioconférence se généralisent. La convivialité est essentielle dans un lieu de travail hybride où les employés n'ont pas toujours accès à l'informatique. Pour optimiser l'utilisation, votre technologie doit être facile à intégrer.

Étape 4 : Tenez compte de la gestion vidéo

Votre technologie vidéo doit être gérable et simple à utiliser. Les logiciels et le matériel de visioconférence doivent être facilement déployés pour les employés distants. Les mises à jour et les nouveaux micrologiciels doivent être aussi simples qu'un clic sur le site Web. Quelle que soit la configuration de votre entreprise, assurez-vous que votre service de visioconférence facilite la gestion de la technologie. Vous devriez pouvoir contrôler qui a accès à certaines fonctionnalités du programme vidéo. Il est important de décider qui organisera et gérera les visioconférences. Une société de visioconférence qualifiée peut également vous accompagner dans le déploiement de nouveaux outils pour vos utilisateurs.

Étape 5 : Envisagez d'utiliser des fonctionnalités bonus avantageuses

Les solutions de visioconférence ne se limitent plus à la création de flux vidéo. Il a également beaucoup de fonctionnalités compliquées. Vous pouvez utiliser votre logiciel de visioconférence pour créer un environnement plus collaboratif où les membres peuvent facilement partager des informations et des fichiers. La traduction et la transcription intelligentes en temps réel peuvent être incluses dans votre présentation vidéo. La saisie des données et la prise de rendez-vous peuvent être assistées par des assistants virtuels. Les caméras avec IA peuvent également améliorer la qualité de l'image vidéo et suivre les haut-parleurs. Vous pouvez également suivre les invités et les températures avec des systèmes de salle sophistiqués.

Étape 6 : Tenez compte de la confidentialité et de la sécurité

Qu'il s'agisse d'un casque pour télétravailleur ou d'un kit de salle vidéo, la nouvelle technologie doit intégrer la sécurité, la confidentialité et la conformité. Tenez compte des fonctions de sécurité de votre solution vidéo. Pour éviter le vol de données, les flux vidéo peuvent devoir être cryptés. Des éléments de sécurité et de confidentialité peuvent être ajoutés aux systèmes vidéo. Les obturateurs de confidentialité sur les webcams et autres appareils vidéo sont de plus en plus répandus. Des options de stockage de données sont-elles disponibles si votre solution vidéo se connecte à votre infrastructure de communication existante et enregistre les conversations ? Ce n'est là qu'un des nombreux problèmes de conformité.